ADMINISTRASI SEORANG SEKRETARIS

Definisi ilmu administrasi perkantoran

    rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

Tanggung Jawab Manager Administrasi

•         Perencanaan

•         Pengorganisasian

•         Pengalokasian staf

•         Pengarahan

•         Pengawasan

•         Tantangan

•         Kualifikasi

Tiga Aspek Jenis Jabatan Sekretaris

Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab

Berarti sekretaris itu dapat dibedakan menjadi sekretaris umum ataupaun sekretaris pribadi. Sekretaris umum adalah bekerja dibidang yang lebih luas dan bukan untuk perseorangan, sedangkan sekretaris pribadi adalah seorang sekretaris yamg bekerja hanya untuk satu pimpinan.

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

Dapat dibedakan menjadi sekretaris senior dan junior. Sekretaris senior berarti mereka yang sudah  bekerja lebih lama sesuai bidangnya, sedangkan sekretaris junior adalah mereka yang baru saja bekerja dibidang tersebut. 

 Berdasarkan Spesialisasi

Maksudnya adalah sekretaris tersebut bekerja dibidang yang lebih spesifik. Misal : sekretaris kesehatan, sekretaris keuangan, dll.

Lima Bagian Tugas Sekretaris

•         Tugas perkantoran

Tugas perkantoran artinya seorang sekretaris bekerja didalam kantor atau melakukan tugas-tugas yang bersifat menyusun, menggandakan, mengolah.

•         Tugas resepsionis

Resepsionis dominan dengan tamu, jadi tugas resepsionis yang paling pokok adalah melayani dengan baik client yang datang.

•         Tugas keuangan

Berhubungan dengan tata keuangan, seperti kas perusahaan.

•         Tugas sosial

Berhubungan dengan masyarakat secara luas. Seperti kegiatan bakti social dll.

•         Tugas insidentil

Tugas yang datang sewaktu-waktu, seperti mempersiapkan rapat, perjalanan dinas pimpinan dll.

MESIN PEMISAH

Pembuka Surat (Letter Oppener)

Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul. Ditinjaiu dari penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua

1. Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)

    Alat ini digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya bersifat mekanis.

2. Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)

Alat ini digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya bersifat elektronis.

Mesin pemotong kertas

Mesin pemotong kertas terbagi atas dua macam yaitu:

• Guillotine dipergunakan untuk memotong rata bagian tepi buku, diktat, atau memotong kertas sampai dengan tebal 6cm sekaligus.
• Paper cutter bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk memotong lembaran kertas sampai dengan 15 lb.

Ciri-ciri pemotong kertas

• Digerakkan dengan tangan dan ada yang dengan listrik
• Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis
• Memotong kertas dengan pisau yang ditekan

Cara kerja mesin pemotong kertas

• Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang akan dipotong diletakkan tepat pada alat pemotong.
• Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas secukupnya maka kertas akan terpotong tepat pada garis pertemusn mata pisau dan alat pemotong.

Cara pemeliharaan pemotong kertas

• Seluruh permukaan tiap bagian mesin selalu dibersihkan dengan kain halus supaya tidak kotor dan berkarat, disimpan ditempat kering.
• Bagian per pada ujung pisau sesekali diberi pelumas
• Pisau yang tumpul diasah seperti mengasah gunting
• Jangan sampai memotong kertas yang ada bendelan berupa kawat jepret.

Pelubang kertas

Pelubang kertas dapat dibedakan menurut jumlah lubang dan fungsinya menjadi tiga yaitu:

• Pelubang kartu dengan satu pelubang dipergunakan untuk melubangi kartu-kartu perpustakaan, nama-nama, plastik dll.
• Pelubang kertas biasa dengan dua pelubang dipergunakan nutuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam snelhechter.
• Pelubang kertas panjang dengan lima pelubang dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam binders ring.

Ciri-ciri pelubang kertas

• Digerakkan dengan tangan
• Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis
• Membuat lubang bulat dengan gari tengah 5 Nm.

Cara kerja pelubang kertas

• Mata lubang terbuat dari baja dengan permukaan cekung-tajam dihubungkan dengan bagian penekan.
• Papan kertas dengan lubang bulat bergaris tebgah sama berposisi lurus dengan mata pelubang.
• Kertas diletakkan di papan kertas bila alat penekan ditekan mata pelubang menembus kertas dengan meninggalkan lubang bulat sebesar mata pelubang dengan garis tengah 5 Nm.

Cara mempergunakan pelubang kertas

1. Kertas yang akan diberi lubang maksimum 10 lembar sekligus. Lembar teratas dilipat sama lebar untuk menetukan titik tengah panjang kertas itu. Lalu bagian tepi kertas diratakan.
2. Kertas diletakkan di papan kertas dimaskkan lubang penjepit kanan kiri sampai bagian tepi kertas menyentuh batas tepi lubang penjepit.
3. Penekan ditekan dengan telapak tangan secara wajar sampai itu berlubang.

Cara pemeliharaan pelubang kertas

1. Selalu dibersihkan dengan kain halus pada seluruh permukaan untuk menghindari karat dan ditempatkan di tempat kering.
2. Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan.
3. Sisa lubang kertas dibersihkan dari tempatnya sehabis dipergunakan

Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa kertas, seperti urat, arsip, laporan dan lain-lain.

2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm

MESIN PENGHIMPUN DATA ATAU INFORMASI

Mesin pejilid

Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :
1. Menurut jenisnya dapat dibedakan atas

• Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.
• Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.

2. Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:

• Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan
• Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.

Ciri-ciri mesin penjilid

• Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.
• Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.
• Tenaga penggerak tangan
• Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.

Cara kerja mesin penjilid

• Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.
• Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.
• Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.

Cara pemeliharaan mesin penjilid

• Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
• Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.
• As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

Macam-macam palstik penjilid yaitu:

• Plastik penjilid bulat
• Plastik penjilid oval
• Plastik penjilid punggung sempit.

Stapler

Pengokot (bahasa Inggris: stapler) adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.

Di Indonesia, pengokot bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah, kios fotokopi, rumah tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Pengokot begitu populer hingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti: jekrekan, jepretan, atau cekrekan. Pengokot sering digunakan di Indonesia untuk membungkus makanan. Plastik dilipat agar isi tidak keluar dan diselesaikan dengan jepitan pengokot.

Pengokot terdiri dari beberapa ukuran yang menggunakan kokot yang berbeda-beda:

• Ukuran kecil, memakai isi ukuran No.10 (standar JIS) atau No.23 (standar Eropa-Amerika), bisa menjilid kertas fotokopi hingga 20 lembar.
• Ukuran sedang, memakai isi ukuran No.3 atau No.35, menjilid kertas fotokopi 30 hingga 75 lembar bergantung pada panjang kokot.
• Ukuran besar, memakai isi ukuran No.1 atau No.12, bisa menjilid kertas fotokopi dari 50 hingga sekitar 250 lembar bergantung pada panjang kokot. Tidak bisa digunakan untuk menjilid kertas dalam jumlah sedikit, karena bagian kokot yang keluar dari kertas terlalu panjang.

PENGETAHUAN MESIN KANTOR

A. Kantor dan Pekerjaan Kantor

Untuk memudahkan kita dalam memahami dan mempelajari mesin-mesin kantor, terlebih dahulu kita harus mengetahui istilah kantor dan pekerjaan kantor. Istilah kantor yang biasa dipakai dan dikenal dalam masyarakat Indonesia, berasal dari bahasa Belanda kantoor, sedangkan dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah office.

Kantoor mempunyai empat pengertian yaitu:
1. Ruang, kamar kerja, atau ruang tulis;
2. Markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas usaha  pokoknya;
3. Biro atau tempat kedudukan seorang pimpinan;
4. Instansi, badan jawatan, atau perusahaan.
Office mempunyai enam pengertian, yaitu:
1. Kewajiban, tugas, atau fungsi
2. Jabatan
3. Markas atau ruang seorang pimpinan beserta stafnya menjalankan aktifitas usaha pokoknya
4. Jasa pelayanan
5. Tugas, pekerjaan, atau komposisi unsure-unsur tertentu
6. tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.
Dari pengertian di atas istilah yang paling dekat dengan maksud orang Indonesia bila mengatakan kantor adalah:
1. Tempat, pusat, atau markas pimpinan
2. Gedung, ruangan, kompleks, atau tempat pekerjaan tata usaha
3. Ruang kerja atau ruang tulis seseorang
4. Jabatan, dinas
5. pusat atau tempat usaha.
Apabila dirangkum lagi, maka terdapat tiga pengertian utama dalam istilah kantor yaitu:
1. Tempat kedudukan dan kerja seseoran
2. Jabatan seseorang dalam pekerjaan
3. Tugas seseorang dalam pekerjaan.

Dari beberapa pengertian di atas, baik bahasa Belanda maupun Inggris, dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel. Dan operasi atau aktivitas ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.
Selain Office Work, dalam bahasa Inggris pekerjaan disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis (Clerical Work) dan pekerjaan kertas (Paper Work).Disebut pekerjaan tulis karena dalam setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis, disebut pekerjaan kertas karena dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas.

Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan surat-menyurat yang terdiri dari:
1. Penerimaan
2. Pencatatan, meliputi registrasi, agenderen, penomoran, dan sebagainya
3. Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyediaan, interpretasi, transformasi menjadi diagram, grafik, statistik, table, ikhtisar vademekum, buku pintar dan sebagainya
4. penyimpanan meliputi filing,microfilming, konservasi, dokumentasi dan sebagainya
5. Pengiriman, meliputi pengiriman melalui pos biasa, segera, kilat tercatat, telegrafi, radiografi, telexing, dinas, kurir, dan sebagainya.

Istilah office work, clerical work maupun paper work dapat dirumuskan ke dalam bahasa Indonesia denga satu istilah, yaitu tata usaha. Tata usaha dapat diartikan sebagai suatu rangkaian aktifitas untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

Pekerjaan kantor yang merupakan kegiatan tata usaha adalah tugas pelayanan di bidang informasi dan komunikasi yang terwujud dalam enam pola kelompok kegiatan sebagai berikut:
1. Menghimpun

Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan.

2. Mencatat

Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar (foto dan video), maupun dalam bentuk kode atau simbul lainnya sehingga dapat dibaca, dilihat, dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan.

3. Mengolah
Mengolah adalah kegiatan untuk mengubah informasi atau data ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga.
4. Menggandakan
Menggandakan adalah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotokopi, stensil, sheet, atau dengan cara-cara perbanyakan yang lain.
5. Mengirim

Mengirim adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke baerbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax, radio, maupun dengan alat-alat komunikasi lainnya.

6. Menyimpan
Menyimpan adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, informasi tersebut mudah ditemukan.

B. Mesin-mesin Kantor

Mensin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

C. Klasifikasi Mesin-mesin Kantor
Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin, mesin kantor
1. Tenaga penggerak
Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:
a. Mesin manual, adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.
b. Mesin Listrik
Mesin listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.
2. Cara kerja komponen mesin
Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:
a. Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada eaktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yangdigerakkan dengan tenaga listrik.
b. Mesin elektronik, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.
3. Fungsi
Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi delapan yaitu:
a. Mesin penghimpun data atau informasi
• Mesin penjilid (binding machine)
• Stapler (hecht machine)
b. Mesin pemisah
• Mesin pembuka surat (letter opener)
• Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)
• Mesin pelubang kertas (punch card machine)
• Mesin penghancur dokumen (shredder)
• Asahan pensil (pencil sharpener)
c. Mesin pencatat data atau informasi
• Mesin dikte (dictating machine)
• Mesin tik (typewriter)
• Mesin penomor (numbering machine)
• Mesin pencetak perangko (franking machine)
• Stampel (time dan date stamps)
• Pencatat uang kas (cash register)
• microfilm
d. Mesin pengolah data
• Mesin jumlah (adding machine)
• Mesin hitung (calculating machine)
• Komputer
e. Mesin pengganda
• Mesinstensil (stencil duplicator)
• Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)
• Mesin fotokopi
• Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)
• Mesin offset
f. Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)
• Telepon
• Telex
• Faksimile
• Modem
• Intercom
• Radio paging
• Teleprinter
• Telefoto
• Telecopier
• Handy talky (HT)
g. Mesin mengaman dan penyaman
• Pengaman data (data safes)
• Kipas angin (fan)
• Air conditioner (AC)
• Tirai udara (air curtain)
h. Mesin pengontrol
• Mesin presensi
• Close circuit television (CCTV

PERSYARATAN MENJADI SEKRETARIS

Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :
1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
􀂾 Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU     ditambah
pendidikan Sekretaris
􀂾 Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan
Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2. Syarat Ketrampilan
􀂾 Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
􀂾 Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa
Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
􀂾 Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik
surat
􀂾 Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk
komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft
Excel, dan Microsoft Acces.
􀂾 Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email
dsb.
3. Syarat Kepribadian

Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian
sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :
bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan
berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap
“psychologis’ terhadap orang.
Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan
kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan
tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada
perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang
berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan
orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan
sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow
through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)

PERANAN DAN TUGAS SEKRETARIS

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1.        Terhadap atasan :

·         Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

·         Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

·         Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

·         Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

·         Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

·         Mediator pimpinan dengan bawahan.

2.       Terhadap bawahan/karyawan :

·         Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

·         Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

·         Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

·         Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1.        Menurut wewenangnya.

·         Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

·         Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

·         Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2.       Menurut jenis tugasnya.

·         Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

·         Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

·         Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

·         Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.